Un système d’information sur les ressources humaines (SIRH) est un ensemble de logiciels qui aident le service des ressources humaines d’une entreprise dans ses nombreuses fonctions quotidiennes.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Le SIRH, comme son nom l’indique, est un système qui permet de gérer tous les aspects des ressources humaines. Ainsi, il est possible de gérer toutes les tâches primaires de cette activité, comme l’aspect administratif, la formation, l’administration de la paie, le recrutement, la gestion des talents, ou encore le développement de la carrière des employés.
Le SIRH permet également la création de tableaux de bord précis et dynamiques grâce à sa base de données centralisée. En raison du contrôle de gestion social, la direction générale est toujours friande de cette forme d’indication, qui permet un excellent suivi de la production totale de l’entreprise.
Comment fonctionne un SIRH ?
Pour assurer une gestion optimale des ressources humaines, il est essentiel de comprendre tous les critères à prendre en compte lors du choix d’un système d’information des ressources humaines. Il est essentiel de choisir un outil SIRH de qualité supérieure. Il existe de nombreux outils disponibles, mais ce qui les distingue, c’est leur performance. Les logiciels SIRH sont classés en deux types : les logiciels SIRH gratuits et les logiciels SIRH payants. Il est possible de trouver à la fois des logiciels payants peu performants et des logiciels gratuits très efficaces.
Il convient d’examiner ces éléments avant d’opter pour un logiciel :
Un outil adapté aux exigences du logiciel RH de l’entreprise, avec une solution configurable et adaptable
Un logiciel capable d’assurer la viabilité à long terme du bénéficiaire
Quelles sont les fonctionnalités d’un SIRH ?
Le SIRH est composé de différents modules ou « briques logicielles », dont chacun remplit une fonction spécifique. Les services fournis par un tel système peuvent être divisés en quatre groupes.
La gestion de la paie : Ce module va automatiser la gestion de la paie en collectant toutes les informations utiles (nombre d’heures travaillées, congés, absences, cotisations sociales, retenues, etc.) avant de créer les bulletins de salaire.
Gestion du service de travail : en lien avec le module de paie, cette brique permet de gérer le planning de présence des employés et d’automatiser le processus de gestion des congés et absences. Les outils les plus sophistiqués peuvent également donner des recommandations de planification afin d’optimiser la répartition des tâches.
Gestion des prestations sociales : Cette fonction tente de faciliter la gestion des différents avantages sociaux, qu’ils soient obligatoires ou non, notamment ceux liés à l’assurance maladie, aux retraites complémentaires et à l’assurance accident du travail.
Gestion des ressources humaines : ce module regroupe l’ensemble des services strictement dédiés aux ressources humaines. Cela va du recrutement à la gestion des carrières, en passant par la formation et la retraite. Cette section contient toutes les informations sur le salarié, telles que son identité (âge, résidence, etc.), ses diplômes, ses revenus et ses talents.
Quels sont les avantages d’un SIRH ?
Les tâches chronophages doivent être optimisées
Au quotidien, les RH sont confrontés à divers obstacles, notamment dans le développement de leurs activités régulières. Le SIRH leur permet de simplifier et d’optimiser cette tâche, notamment grâce à l’utilisation des technologies numériques. De nombreux modules du SIRH permettent de gagner du temps dans le traitement de nombreuses problématiques. Efficacité et performance sont donc deux avantages qui ressortent particulièrement dans l’utilisation du SIRH ; en réalité, la numérisation des procédures va faciliter le quotidien des RH ainsi que la gestion des absences. Ainsi, les responsables des ressources humaines peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Ces SIRH ont un impact favorable sur de nombreux modules, tels que les modules de congés et d’absences, l’émission des bulletins de salaire, ou encore les emplois du temps. En effet, les SIRH permettent une digitalisation complète de ces opérations, permettant aux nombreux acteurs de l’organisation d’obtenir ce dont ils ont besoin en quelques clics : faire des demandes, étudier des documents, et valider des demandes. De ce fait, nous pouvons conclure que le SIRH va également simplifier la vie des employés de l’entreprise, puisque les modules fournis par cet outil vont permettre aux RH d’optimiser le développement de leurs tâches, et que les exemples de modules présentés ci-dessus vont permettre aux employés de ne plus se reposer sur les RH ou leurs managers au quotidien pour les questions administratives.
Analysez efficacement vos performances internes
L’étude des résultats et des performances est une question essentielle pour l’entreprise, car elle permet à l’organisation de détecter les erreurs ou les retards potentiels qu’elle peut rencontrer sur des projets spécifiques, ainsi que les limites inhérentes à certaines personnes. Cependant, il peut parfois être difficile d’évaluer correctement toutes les données pertinentes en temps voulu.
Bonne nouvelle : le SIRH peut également vous aider dans cette tâche. En effet, ce dernier, en utilisant ses nombreux modules spécialisés dans chaque tâche RH, vous permet de créer des rapports en quelques clics seulement. Ces rapports peuvent vous fournir de précieuses informations sur le nombre d’absences ou de congés dans votre entreprise, vous permettant ainsi de mieux comprendre le fonctionnement interne et d’identifier les problèmes potentiels. De plus, le module Compétences vous fournit des statistiques précises sur les résultats de vos employés, ce qui vous permet de repérer les domaines qui doivent être corrigés plus efficacement et d’anticiper les besoins internes futurs.
L’éditeur vous assiste dans les ajustements à effectuer en mettant à votre disposition un module Entretiens et Objectifs, qui vous permet, ainsi qu’à vos employés, de préparer les entretiens à l’avance et d’échanger efficacement sur les objectifs internes à définir grâce aux données obtenues via les rapports. Ainsi, l’évaluation des performances sera simplifiée, et le temps que les managers consacrent à cette mission sera optimisé. Enfin, le SIRH étant un outil entièrement paramétrable, il est possible de le concevoir entièrement en fonction des besoins internes de l’organisation, ce qui en fait un véritable atout pour l’entreprise.
Fournir une formation spécifique à chaque employé
Ainsi, les rapports de chaque module vous permettent d’identifier les insuffisances ou les failles de l’organisation ou d’un individu. Une fois ces dysfonctionnements identifiés, il faut y remédier le plus rapidement possible. Le logiciel SIRHpropose des modules de formation personnalisés en fonction des besoins spécifiques de chaque collaborateurs, ce qui leur permet de s’épanouir et de profiter à la fois à l’employé et à l’entreprise. Les résultats collectés peuvent également être évalués sous forme de rapports afin de déterminer les domaines qui ont été améliorés et ceux qui doivent être revus. Ces modules de formation peuvent également être utilisés pour accroître les capacités d’un employé de l’entreprise, car de nombreuses entreprises cherchent à former leur personnel aux changements internes potentiels. C’est à ce stade que les modules Entretiens, Objectifs et Formation se rejoignent. Lors des entretiens annuels, par exemple, vous pourrez déterminer les objectifs et les perspectives de développement de vos employés. Grâce à ces informations, vous pourrez créer des plans de formation qui lui permettront d’atteindre efficacement cet objectif. Le SIRH vous assiste dans la gestion individualisée des carrières tout en vous permettant de concevoir votre plan d’affaires en fonction de vos compétences.
Les coûts administratifs sont réduits
Vos coûts administratifs sont instantanément réduits lorsque vous employez un SIRH. La numérisation des opérations RH s’est avérée efficace, notamment parce que le logiciel est nomade, mobile et accessible à tout moment et sur toute plateforme. Cette numérisation vous permet également de réduire considérablement vos dépenses en produits bureautiques ; en effet, tous vos dossiers RH sont numérisés. Les collaborateurs peuvent obtenir leurs fiches de paie en ligne, et les signatures électroniques diminuent les frais de déplacement, d’impression et de stockage.
En outre, des modules sécurisés sont concevables dans le SIRH. Cela vous permet de conserver tous vos documents en sécurité sans avoir à stocker des montagnes de papier ou à recourir à des impressions régulières. Vos employés ont en effet accès à ce coffre-fort afin de consulter les documents qui les concernent.
Une procédure de recrutement moins coûteuse
Le processus de recrutement peut parfois être long et coûteux. Les logiciels SIRH vous permettent de faciliter et d’optimiser votre recrutement en simplifiant l’administration et le suivi des candidats grâce à l’utilisation d’un module qui vous suit tout au long du processus. Une fois ce dernier terminé, les données peuvent être immédiatement transmises au module de génération de documents RH, qui peut alors générer des documents RH tels que le contrat de travail. Le module de signature électronique validera ensuite les documents en quelques clics avant de passer à l’étape d’intégration. Ces processus peuvent sembler longs et difficiles à réaliser, mais avec l’aide d’une base RH qui peut mettre en place un système de workflow, tout est automatisé et vous pouvez travailler sur de nouveaux projets en même temps. En effet, chaque fois qu’une phase du processus de recrutement est accomplie, le workflow va lancer la suivante en remontant automatiquement les informations, les RH n’ayant plus qu’à suivre ces étapes.
Pourquoi posséder un SIRH est une solution viable et performante ?
Les premières entreprises à utiliser un logiciel SIRH étaient dans les domaines des nouvelles technologies. Ensuite, les plus grandes entreprises (en termes de nombre d’employés) ont fait de même. Par conséquent, ce sont les PME les moins bien équipées, puisque seule une sur cinq dispose d’un SIRH opérationnel couvrant toutes les fonctions RH.
Les entreprises sont souvent contraintes d’adapter leur approche des processus RH à la suite de développements radicaux. Il s’agit, par exemple, du passage à l’an 2000 et à l’euro, de l’instauration de la semaine de 35 heures et de la demande croissante de travail à distance (télétravail ou collaboration internationale). Aujourd’hui, c’est la volonté d’automatiser les processus qui pousse les entreprises à modifier leur SIRH.
Qu’est-ce qu’un bon SIRH ?
Avec un logiciel SIRH, vous pouvez personnaliser votre base pour répondre à vos besoins spécifiques. Vous souhaitez améliorer la performance des employés ou la gestion des congés ? Les logiciels SIRH sont très simples à mettre en place. La première étape dans le choix des modules consiste à déterminer vos besoins. Dressez une liste des processus que vous souhaitez améliorer à l’avenir et classez-les par ordre de priorité. Si votre budget le permet, n’ayez pas peur de remplacer vos nombreux processus RH par des modules. En effet, vous disposez d’un large éventail d’options : paie, intégration du personnel, gestion des talents, et bien d’autres modules sont disponibles.
Le SGRH est une solution qui s’efforce de faciliter le quotidien des acteurs d’une entreprise. De la gestion de la paie à la gestion des talents, l’automatisation totale améliorera tous les aspects de votre gestion RH. Par conséquent, chaque aspect de l’organisation en bénéficiera. De nombreux autres avantages du SIRH peuvent être énumérés, comme la possibilité d’acheter des modules adaptés à chaque tâche RH.
La marque employeur de l’organisation sera affichée dès la candidature, ce qui garantit que les recrutements attirent le meilleur personnel.
Ainsi, la transformation numérique est en constante évolution, mais elle a permis d’établir des méthodes et une meilleure gestion des ressources dans le domaine des ressources humaines.
L’inconvénient du SIRH est qu’il a mis si longtemps à entrer dans le monde des ressources humaines !
A quel moment faut-il investir dans un SIRH ?
Ce n’est un secret pour personne : depuis plus de vingt ans, les mutations numériques font des ravages dans notre vie quotidienne. Les entreprises éprouvent une appréhension compréhensible. Les logiciels informatiques s’imposent progressivement dans toutes les disciplines. ERP, PGI, ATS, coffres-forts numériques et autres CRM deviennent monnaie courante dans nos vies professionnelles.
Le département des ressources humaines ne se laissera pas dépasser. Elle souhaite à son tour bénéficier des nombreux avantages de ce type d’instrument et de la numérisation. Les systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH) existent depuis une dizaine d’années. Ils n’ont cessé d’améliorer leurs capacités afin de révolutionner positivement le quotidien des équipes RH (nouvelles fonctionnalités, possibilité de personnalisation, ergonomie simplifiée, sécurité accrue, mise en conformité avec les évolutions réglementaires…).
Les logiciels SIRH sont déjà matures et offrent des solutions entièrement personnalisées en fonction des besoins spécifiques des entreprises. Les entreprises qui les utilisent bénéficient d’un avantage concurrentiel certain.
Si vous n’avez pas encore osé mettre en œuvre un logiciel SIRH dans votre entreprise, il est essentiel de le faire avant qu’il ne soit trop tard.