L’utilisation d’un coffre-fort numérique est de plus en plus courante dans les entreprises, notamment dans le cadre d’une démarche de dématérialisation et de sécurisation des données. Parce que l’archivage numérique est crucial pour les efforts de numérisation des RH, le coffre-fort numérique est une excellente solution. Dans cet article, nous vous fournissons les informations nécessaires à la bonne compréhension de ce service.
Qu’est ce qu’un coffre numérique ?
Un coffre-fort numérique (également appelé coffre-fort électronique) est une solution de stockage sécurisée qui permet d’archiver à long terme des données sensibles et/ou confidentielles. Ce système d’archivage électronique (SAE) peut être utilisé pour conserver des factures, des papiers administratifs, des contrats… bref, tout document qui doit être conservé longtemps et sans faille.
Les particuliers comme les entreprises peuvent profiter de l’archivage électronique : les uns pour stocker des dossiers personnels (relevés bancaires, factures, photos…), les autres pour sauvegarder et dématérialiser des données, notamment les bulletins de salaire. salariés.
Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent effectivement proposer à leurs salariés de recevoir leurs bulletins de paie par voie électronique plutôt que sur papier. Une aubaine pour les entreprises et les salariés qui souhaitent s’affranchir de la paperasse, mais qui n’est pas sans inconvénients.
Quelle est la différence entre un coffre fort numérique, une GED et un SAE ?
Coffre-fort numérique
Il ne faut pas le confondre avec un outil de gestion électronique de documents, ou GED, ou un système d’archivage numérique, ou SAE. Il n’a pas été créé pour gérer vos papiers au quotidien, mais plutôt pour les préserver en offrant de nombreuses garanties telles que la pérennité, l’intégrité, la traçabilité et le secret.
GED
La gestion électronique des documents permet aux utilisateurs de se concentrer sur l’optimisation minutieuse de la gestion de leurs documents, en les rendant accessibles et utilisables via divers moyens électroniques. L’objectif premier de la GED n’est pas de garantir l’intégrité des documents, mais plutôt de simplifier et d’améliorer leur utilisation dans les entreprises. Il s’agit d’un type de système informatique qui vous aidera à améliorer la gestion quotidienne de vos documents électroniques.
SAE
Le SAE, ou système d’archivage numérique, en revanche, permet aux utilisateurs de sauvegarder des documents qui ont déjà été authentifiés et dont le statut a été gelé. Une fois que vos données ont été intégrées dans un SAE, elles ne peuvent plus être modifiées. Les points clés de ce système sont la confidentialité, la sécurité, la pérennité et la légitimité des documents. Par ailleurs, le coffre-fort numérique est un complément au système d’archivage numérique. Le coffre-fort, quant à lui, est beaucoup plus sûr.
Quels types de document peut-on stocker dans un coffre-fort numérique ?
Documents administratifs, factures, relevés de compte et contrats, pour n’en citer que quelques-uns. Un coffre-fort numérique peut stocker un grand nombre de papiers importants. Une telle solution élimine la nécessité d’un archivage papier ainsi que le risque de perte ou de détérioration des documents. L’avantage initial d’un coffre-fort numérique est un gain de place, mais aussi un gain de temps car l’accès aux données est considérablement simplifié tout en restant totalement sécurisé. Les papiers civils et commerciaux, les documents comptables, les documents fiscaux ou les documents de gestion du personnel, par exemple.
La loi fixe une durée de conservation admissible pour les documents en fonction du type de document comme par exemple votre contrat de travail, votre bulletin de salaire, registre comptable …
Les avantages du coffre-fort numérique
Stockage
L’un des principaux avantages de cette technique est le gain de place. Les entreprises ne sont plus tenues de conserver et de stocker des documents papier, que ce soit dans leurs propres locaux ou par l’intermédiaire d’un prestataire d’archivage tiers. Les capacités de stockage numérique ont également considérablement augmenté.
Il permet de gagner du temps tout en rationalisant le traitement, l’accès, le partage et la consultation des données. Il diminue également la possibilité d’erreurs d’archivage ou de perte de documents.
Enfin, il offre l’avantage d’assurer la sécurité et la confidentialité des données en conformité avec la législation en vigueur, notamment le GDPR.
Sécurité
Un coffre-fort numérique doit garantir l’intégrité des documents en apposant une empreinte numérique lors du dépôt. Il est également chargé de la confidentialité des données, qu’il assure par le cryptage, le contrôle d’accès et la traçabilité des personnes qui y accèdent. La pérennité du service est assurée par des contrôles fréquents et la duplication du stockage. Ce n’est qu’ainsi que la valeur probante des documents peut être préservée. Enfin, le coffre-fort numérique doit être réversible. Ce mot désigne le droit de récupérer les données déposées de manière complète et honnête et dans un délai raisonnable.
Bien que les coffres-forts électroniques soient généralement hébergés dans le cloud, ils doivent répondre à des critères plus stricts que les services cloud traditionnels. Par conséquent, en plus de disposer de serveurs redondants dont l’emplacement physique est surveillé et sécurisé, il est vital d’être vigilant quant à l’emplacement géographique des serveurs de stockage d’un coffre-fort numérique.