Dès l’embauche du premier salarié, une obligation s’impose à tout employeur : tenir un registre du personnel. Ce document recense, dans l’ordre chronologique, chaque personne ayant travaillé dans l’établissement. Mal tenu ou absent, il expose l’entreprise à des sanctions pénales qui se multiplient par le nombre de salariés concernés. Voici ce que vous devez savoir pour être en conformité.
Ce qu’il faut retenir
- Le registre du personnel est obligatoire pour tout employeur, dès le premier salarié, quel que soit le type de contrat.
- Il doit comporter des mentions précises pour chaque salarié, inscrites de façon indélébile dans l’ordre d’embauche.
- Un support numérique est autorisé, sous conditions, notamment une consultation préalable du CSE et des démarches auprès de la CNIL.
- Le registre doit être conservé 5 ans après le départ du salarié ou du stagiaire.
- L’amende en cas de non-conformité atteint 750 € par salarié concerné, et la présentation d’un registre incomplet à l’inspection du travail peut constituer un délit d’entrave.
Qu’est-ce que le registre du personnel et pourquoi est-ce obligatoire ?
Le registre du personnel est un document qui recense, dans l’ordre chronologique des embauches, l’ensemble des personnes ayant travaillé dans un établissement. Ce n’est pas un simple outil de gestion interne : c’est une exigence légale, fondée sur l’article L. 1221-13 du Code du travail, qui s’impose à tout employeur dès lors qu’il emploie des salariés.
Définition et rôle du registre unique du personnel
Le registre unique du personnel, souvent désigné par l’acronyme RUP, a été institué par la loi du 25 juillet 1985, complétée par un décret du 13 mars 1986. Il remplace plusieurs anciens registres distincts, notamment le registre des jeunes de moins de 18 ans et le registre des entrées et sorties.
Son rôle est double. D’un côté, il assure la traçabilité des embauches et permet aux agents de contrôle de vérifier que l’employeur n’a pas recours au travail dissimulé. De l’autre, il garantit aux représentants du personnel et au salarié lui-même un accès aux informations qui le concernent, notamment pour démontrer le respect d’une priorité de réembauche en cas de litige.
Les employeurs concernés par cette obligation
Toutes les entreprises qui emploient des salariés sont concernées, sans seuil de taille. Une TPE d’un seul salarié a les mêmes obligations qu’un groupe de plusieurs centaines de personnes. Le registre doit couvrir non seulement les salariés en CDI, mais aussi les salariés en CDD, les intérimaires, les travailleurs à domicile, les stagiaires, les apprentis, les salariés en contrat de professionnalisation, les volontaires en service civique et les travailleurs étrangers assujettis à un titre de travail.
Les fondements légaux de cette exigence
Les articles L. 1221-13 et L. 1221-14 du Code du travail posent le principe de l’obligation. Les articles D. 1221-23 à D. 1221-27 en précisent le contenu. Les sanctions sont, elles, prévues à l’article R. 1227-7 du même code. Cette architecture réglementaire est stable depuis plusieurs décennies, même si des ajustements ponctuels ont élargi le champ des personnes à inscrire.
Contenu obligatoire du registre du personnel
La liste des mentions à faire figurer dans le registre est fixée par décret. Elle varie selon la catégorie à laquelle appartient la personne embauchée. Voici ce que le registre doit contenir, catégorie par catégorie.
Les informations personnelles et professionnelles à enregistrer
Pour chaque salarié, les mentions suivantes sont obligatoires :
- Nom et prénoms
- Sexe
- Nationalité
- Date de naissance
- Emploi et qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- Type de contrat (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage, professionnalisation)
Ces informations doivent être inscrites dans l’ordre d’embauche et de façon indélébile. Une correction ne s’effectue pas par effacement : la mention initiale doit rester lisible, seule la rectification s’y ajoute.
Les mentions spécifiques selon le type de salarié ou de contrat
Le registre comporte des rubriques supplémentaires selon les situations :
| Catégorie | Mentions spécifiques |
|---|---|
| Intérimaires | Mention « salarié temporaire », nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire |
| Travailleurs étrangers avec titre de travail | Type et numéro du titre, copie du titre en annexe |
| Salariés détachés en France | Copie de la déclaration de détachement en annexe |
| Salariés mis à disposition par un groupement d’employeurs | Dénomination et adresse du groupement |
| Stagiaires et volontaires en service civique | Inscrits dans une partie spécifique du registre, dans l’ordre d’arrivée, avec nom du tuteur pour les stagiaires |
| Jeunes de moins de 16 ans | Date de l’autorisation d’embauche ou de la demande d’autorisation |
Support et mise à disposition du registre du personnel
Le Code du travail autorise deux formats : le registre papier traditionnel et le support numérique. Chacun obéit à des règles précises.
Registre papier ou support numérique : comment choisir ?
Le registre papier reste la solution la plus simple à mettre en place. Des modèles standardisés existent sur le marché, notamment des registres au format 27 x 32 cm proposés par des spécialistes de la papeterie professionnelle. Leur principal avantage : aucune procédure préalable n’est requise.
Le support numérique, lui, est soumis à des conditions. L’employeur qui dématérialise le registre doit d’abord consulter le CSE (ou, selon la taille de l’entreprise, les délégués du personnel) et transmettre l’avis résultant de cette consultation à l’inspecteur du travail. Le logiciel ou fichier utilisé doit garantir le caractère indélébile des données : toute modification doit laisser une trace de la mention initiale, sans possibilité d’effacement. Enfin, si le traitement implique des données nominatives, le traitement des données doit être conforme aux exigences du RGPD concernant la protection des données personnelles, et les récépissés doivent être conservés pour justifier la conformité lors d’un contrôle.
Les conditions d’accès pour les salariés et les agents de contrôle
Le registre doit être constamment tenu à la disposition de plusieurs personnes :
- Les membres du CSE
- Les agents de l’inspection du travail
- Les agents chargés de veiller à l’application du Code de la sécurité sociale
- Chaque salarié, pour les informations le concernant (droit d’accès garanti par la loi Informatique et Libertés)
Refuser l’accès ou présenter un registre incomplet à l’inspection du travail ne se limite pas à une contravention : cela peut constituer un délit d’entrave à l’exercice des fonctions d’agent de contrôle, aux conséquences bien plus lourdes.
Délai de conservation et archivage du registre
La conservation du registre ne s’arrête pas au départ du salarié. L’article R. 1221-26 du Code du travail impose une durée minimale de 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.
Durée légale de conservation
Ce délai de cinq ans s’applique à chaque entrée individuellement. Un salarié quittant l’entreprise impose la conservation de sa fiche pendant les cinq années suivantes. Cette règle vaut pour le registre papier comme pour le fichier numérique.
Modalités d’archivage
Pour le registre papier, un archivage physique sécurisé suffit. Pour le support numérique, l’employeur doit s’assurer que le format de fichier reste lisible sur la durée et que les données restent inaltérables. Migrer vers un nouveau logiciel RH sans exporter et archiver correctement les données antérieures est une erreur fréquente qui expose l’entreprise à une incapacité de présentation lors d’un contrôle.
Sanctions et risques en cas de non-conformité
Les risques ne sont pas théoriques. L’inspection du travail contrôle régulièrement la tenue du registre, et les sanctions prévues par le Code du travail s’appliquent effectivement.
Pénalités pénales et amendes applicables
La non-tenue du registre ou le refus de le communiquer aux personnes habilitées constitue une contravention de quatrième classe, sanctionnée d’une amende pouvant atteindre 750 € par salarié concerné. Une entreprise dont le registre est absent s’expose à une amende totale proportionnelle au nombre de salariés de l’effectif.
Au-delà de la contravention, présenter un registre incomplet à l’inspection du travail peut être qualifié de délit d’entrave, une infraction pénale aux conséquences bien plus sérieuses qu’une simple amende administrative.
Conséquences pour l’employeur en cas de contrôle
L’absence de registre peut également contribuer à caractériser l’élément intentionnel d’un délit de travail dissimulé. Depuis la loi du 11 mars 1997, l’absence seule du registre ne suffit plus à constituer ce délit, mais elle reste un indice sérieux que les agents de contrôle utilisent pour établir l’intention frauduleuse.
Comment régulariser une situation non-conforme ?
La régularisation passe par la reconstitution du registre à partir des documents disponibles : contrats de travail, bulletins de paie, déclarations préalables à l’embauche (DPAE), déclarations sociales nominatives. Cette reconstitution doit être la plus complète possible et couvrir les cinq dernières années. Faire appel à un conseil juridique ou à un expert-comptable pour valider la démarche est fortement recommandé avant tout contrôle annoncé.
Cas particuliers : intérimaires, stagiaires et travailleurs étrangers
Trois catégories méritent une attention particulière, car elles font l’objet d’obligations spécifiques que les employeurs omettent parfois de respecter.
Les intérimaires doivent figurer dans le registre de l’entreprise utilisatrice, avec la mention « salarié temporaire » et les coordonnées de l’entreprise de travail temporaire. Les stagiaires, eux, sont inscrits dans une partie spécifique du registre, séparée des salariés, avec le nom du tuteur et les dates de début et fin de stage. Quant aux travailleurs étrangers titulaires d’un titre de travail, leur titre doit être copié et annexé au registre : une omission fréquente qui peut compliquer considérablement un contrôle.
