Le registre du personnel fait partie des obligations légales dès que l’entreprise embauche un salarié dans ses locaux ; il est précisé par tous les acteurs de l’entreprise, pour tous les types de contrats tels que CDD, CDI, CTT, CUI, contrat intérimaire, contrat d’alternance, contrat de professionnalisation. Mais il comprend aussi les stagiaires qui doivent être notifiés dans ce registre ; c’est un élément qui permet une gestion sociale, dont peu d’organismes disposent aujourd’hui.
Qu’est-ce que le registre du personnel ?
Le registre unique du personnel est un registre ou un fichier qui sert à tenir à jour la liste des employés d’une entreprise et comprend des informations réglementaires qui doivent être inscrites de manière indélébile. L’employeur est tenu de conserver ce registre.
Même après l’arrivée d’un stagiaire, l’employeur doit tenir à jour un registre du personnel dès l’embauche du premier salarié.
Les entreprises privées et les organisations qui utilisent des chèques emploi sont les seules exceptions.
Lorsque le registre unique du personnel est en place dans l’entreprise, il est mis à la disposition du comité social et économique, ou le cas échéant, des délégués du personnel (à partir de 11 salariés). Il doit également être accessible aux agents chargés de veiller à l’application du code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale.
Chaque établissement est tenu de tenir un registre du personnel. Cela signifie que si un employeur a plusieurs établissements, il doit créer un registre du personnel pour chacun d’eux.
Que doit figurer dans le registre du personnel ?
L’employeur est tenu de conserver un seul registre du personnel par établissement et non par entreprise. Par conséquent, si une société a plusieurs établissements, chaque établissement doit avoir son propre registre du personnel.
Il n’y a pas de formulaire obligatoire pour le registre unique du personnel. L’essentiel est que le document contienne toutes les informations requises, qu’il soit sur papier ou sous forme numérique.
Le registre unique du personnel comprend une variété d’informations obligatoires qui permettent d’identifier les employés.
Voici une liste des informations obligatoires :
- Nom et prénom
- Nationalité
- Année de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
Les informations suivantes sont requises pour chaque type d’employé :
- Si une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de l’autorisation, ou la date de la demande d’autorisation, doit être précisée dans le document.
- Pour les travailleurs étrangers, il faut préciser le type et le numéro de série de leur permis de travail.
- Mentionner « employé temporaire », ainsi que le nom et l’adresse de l’organisme de travail temporaire.
- Il est important d’indiquer « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que le nom et l’adresse de ce dernier pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs.
- Il est important d’indiquer la mention « salarié à temps partiel » pour le personnel à temps partiel.
- Il est requis d’indiquer « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » pour les jeunes travailleurs qui ont un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.
- Il est nécessaire d’indiquer « contrat à durée déterminée » pour les salariés qui ont un contrat de travail à durée déterminée.
Comme indiqué précédemment, les stagiaires doivent être enregistrés dans une section désignée du registre unique du personnel.
Les informations suivantes sont requises pour l’identification du stagiaire :
- Le nom et le prénom du stagiaire
- Les dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel)
- Le nom et les prénoms du tuteur, ainsi que le lieu où se trouve le stagiaire.
Concrètement, le registre unique du personnel doit être rempli dans l’ordre d’embauche.
Où doit être le registre du personnel ?
Le registre du personnel doit être mis à la disposition, sur demande, de tous les membres du CSE. En cas de désaccord, les élus pourraient examiner les entrées et sorties de personnel du registre.
Le code du travail (article L1221-15) impose au personnel du CSE et aux agents de l’État chargés de l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale de tenir un registre unique. Il s’agit, entre autres, de l’inspection du travail et des agents de l’Urssaf.
Lors de tout contrôle, les agents de l’État doivent avoir accès au registre du personnel, qui contient toutes les informations susmentionnées. Ils doivent également disposer d’une copie de toutes les pièces jointes requises.
Dans le cas d’un chantier, le registre du personnel du chantier, ainsi que toutes les informations qu’il contient et qui y sont jointes, doivent pouvoir être consultés sur place.
Pendant combien de temps un employeur doit-il garder ce document ?
En cas de contrôle administratif, un employeur doit être en mesure de communiquer le registre unique du personnel de son établissement.
La règle actuelle prévoit qu’un employeur doit conserver les informations enregistrées dans le registre unique du personnel pendant 5 ans après le départ d’un employé ou d’un stagiaire de l’organisation.
Est-ce qu’un registre unique du personnel peut être en format numérique ?
Au format papier, un seul registre du personnel peut devenir un document relativement volumineux. De plus, étant donné l’obligation de conserver ce registre pendant 5 ans après le départ d’un employé ou d’un stagiaire, il a immédiatement demandé si ces informations pouvaient être conservées en format numérique.
Heureusement, un employeur est autorisé et même encouragé à conserver ce dossier en format numérique. Cela permet de protéger le document de la détérioration après un accident, par exemple, mais aussi de le conserver pendant plusieurs années.
Par ailleurs, aucune procédure n’est imposée pour la tenue d’un registre unique des employés. Par conséquent, l’employeur a la possibilité d’utiliser un format papier ou une version numérique. En outre, il peut utiliser le format qu’il souhaite, pour autant que toutes les informations obligatoires sur les employés y figurent et que l’ordre chronologique d’arrivée des employés dans l’entreprise soit respecté.
La question se pose également de savoir si la conservation de toutes ces informations relatives aux salariés sous forme numérique devait faire l’objet d’une déclaration à la CNIL.
Il s’avère qu’une déclaration à la CNIL n’est pas nécessaire de la part de l’employeur pour la conservation d’un seul dossier du personnel au format numérique. En revanche, ce dernier doit prendre toutes les précautions nécessaires pour assurer la sécurité et la conservation de ces données au format numérique.
Que faire en cas de changement de la situation du salarié ?
Les modifications à effectuer dans le registre unique du personnel
Les mentions des événements postérieurs à l’emploi sont ajoutées lorsqu’ils se produisent.
Les changements dans la nature de la relation de travail qui entraînent une modification du statut de l’employé dans l’organisation et lui donnent des droits doivent faire l’objet d’avis correctifs. Par exemple, l’embauche en CDI d’un travailleur précédemment mis à disposition par une agence de travail temporaire.
Les avis correctifs doivent également être émis pour les modifications qui entraînent la transformation ou la suppression d’une responsabilité du côté de l’employeur. Par exemple, un travailleur de nationalité étrangère acquiert la nationalité française dans le cadre d’un visa de travail.
L’administration estime que l’employeur n’a aucune obligation de présenter des modifications au registre en raison d’un changement de poste ou de qualification. La Cour de cassation, en revanche, ne partage pas cette interprétation, estimant que ces changements en cours d’exécution du contrat doivent faire l’objet d’une mise à jour du registre du personnel au fur et à mesure de leur survenance. En conséquence, il est recommandé de modifier le registre de cette manière.
En pratique, une colonne distincte peut être réservée aux modifications postérieures à l’embauche. Comme toutes les entrées doivent être placées dans le registre unique du personnel de manière irrévocable, les ajustements ne doivent pas remplacer les mentions initiales. Il est essentiel d’horodater les modifications dans un souci de transparence et de précision.