Au cours de la carrière d’un employé, il n’est pas rare que celui-ci demande un acompte ou une avance sur salaire. En tant qu’employeur, vous avez la possibilité d’avancer tout ou partie de la rémunération de votre employé. Toutefois, il est essentiel de faire la distinction entre une avance et un acompte. Par ailleurs, êtes-vous obligé d’accepter une demande d’acompte ou d’avance d’un de vos employés ?
Quelle différence entre l’avance et l’acompte sur salaire ?
Les avances sur salaire et les acomptes sont souvent confondus, voire considérés comme synonymes. Ce n’est pourtant pas le cas. Il faut faire une distinction entre l’acompte et l’avance sur salaire.
Une avance sur salaire est un petit prêt
Le fait de prêter une somme d’argent au salarié, que ce dernier doit rembourser à l’employeur, est appelé avance sur salaire. Enfin, l’avance sur salaire est une partie du salaire versée en amont pour un travail qui n’a pas encore été effectué par l’employé.
Par exemple, vous versez généralement le salaire de vos employés à la fin du mois, c’est-à-dire le 30 M. Vers le 5 du mois M + 1, votre employé demande une avance sur salaire égale à la moitié de son salaire. Comme il reste trois semaines avant la fin du mois, vous allez donc lui avancer une quantité d’argent qu’il n’a pas encore gagnée.
Par conséquent, l’avance sur salaire est un versement anticipé de tout ou partie de la rémunération du salarié pour un travail qui n’a pas encore été effectué.
Le prêt sur salaire est une somme gratuite qui peut être remboursée par virement, en espèces ou par chèque. Toutefois, il est préférable d’indiquer le montant de l’avance et de faire signer à votre employé les conditions de remboursement qui lui sont proposées à cet effet. Ce document doit être édité et signé deux fois.
Acompte sur salaire : paiement d’un travail déjà effectué
Contrairement à une avance sur rémunération, l’acompte est un paiement anticipé d’une partie de la rémunération du salarié pour un travail déjà effectué. Par conséquent, l’acompte ne doit pas dépasser la rémunération reçue en échange des services du salarié.
Prenons l’exemple du paiement des salaires à la fin du mois : le 30 M. Votre employé demande un acompte le 17 du mois. Ce dernier correspond à la rémunération perçue entre le 1er (ou le 31 du mois M) et le 17 du mois M + 1.
Par conséquent, l’acompte ne peut pas dépasser le montant du salaire de base de votre salarié. Si tel est le cas, ce dernier sera requalifié avant d’être versé.
L’employeur doit-il accepter la demande du salarié ?
Avance sur salaire
Si une avance est demandée par un salarié, vous n’êtes pas obligé de la verser. Vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser sa demande.
Assurez-vous d’avoir pris en compte tous les avantages et les inconvénients avant de prendre une décision. Sachez, par exemple, que si votre employé quitte l’entreprise plus tôt que prévu, vous pourriez avoir des difficultés à obtenir le remboursement de l’avance.
Si vous acceptez sa demande, le montant de l’avance est gratuit et peut être payé en espèces, par virement bancaire ou par chèque. Nous vous invitons à préciser le montant versé ainsi que les modalités de remboursement dans un document signé en double exemplaire par les parties.
Paiement anticipé
Si le salarié demande un acompte, vous devez accéder à sa demande.
La loi impose au salarié qui en fait la demande de recevoir un acompte égal à la moitié de sa rémunération mensuelle pour une quinzaine de jours,
Exceptions :
Les salariés ne sont pas tenus de verser un acompte :
- travaillant à domicile
- saisonnier
- intermittent
- temporaire
Comment calcule-t-on un acompte sur salaire ?
Un acompte sur salaire est égal au montant net de la rémunération de l’employé pour la période de travail effectuée au moment du versement de l’acompte. Il est versé au cours du mois et doit être retenu en totalité lors du paiement du salaire du mois en question.
Le montant de l’acompte figure en bas du bulletin de salaire du mois en question, sous la ligne « net imposable », et est déduit du salaire net mensuel. Le salaire est alors soumis à cotisation dans sa totalité, y compris l’acompte.
Quelles sont les conditions de mise en place d’une avance sur salaire ?
Il n’existe actuellement aucune procédure permettant de déterminer les conditions exactes de la mise en place d’une avance sur salaire. Le Code du travail, quant à lui, prévoit que les retenues mensuelles sur le salaire d’un employé ne doivent pas dépasser 10% du salaire net de l’employé. Bien entendu, elles peuvent être inférieures. Cette limite légale ne peut être dépassée que par deux exceptions : l’achat d’un équipement de travail ou l’octroi de dommages et intérêts.
Enfin, l’avance sur salaire est notée sur la fiche de paie du salarié à la ligne « net imposable ». Cette avance salariale est exonérée de charges sociales, qui sont prélevées chaque mois au moment de la paie.
Comment est payé l’acompte sur salaire ?
Un dépôt de salaire inférieur à 1 500 euros peut être effectué en espèces, par chèque ou par virement bancaire. L’employeur doit verser l’acompte supérieur à ce montant par chèque ou par virement.
Lorsque vous versez votre acompte sur salaire, votre employeur vous demandera de signer un reçu indiquant le montant de l’acompte ainsi que la date et les modalités de paiement.
Quel est le montant maximum d’une avance sur salaire ?
Bien que le montant d’une demande d’avance sur salaire soit réglementé, il n’existe pas de limite supérieure ou de plafond pour le montant d’une demande d’avance sur salaire. Vous pouvez demander le montant que vous voulez à votre employeur, mais s’il est trop élevé, vous risquez d’essuyer un refus.
Quel est le montant maximum d’un acompte sur salaire ?
Un salarié qui perçoit un salaire mensuel brut de 3 000 euros et qui demande un acompte le 12 du mois recevra un acompte sur salaire de 900 euros :
salaire journalier moyen = 3.000 / 30 = 100 ;
acompte brut = 100 x 12 = 1.200 ;
acompte à verser au salarié = 1.200 x 75% = 900 euros.
Modèles de mail pour demander un acompte sur salaire
Vous est-il déjà arrivé de rencontrer des difficultés financières inattendues, désirant anticiper un versement de votre salaire ? Pas de panique, le droit du travail prévoit cette situation avec l’acompte sur salaire. Pour le demander, armez-vous d’une demande écrite, souvent un courriel, suffisamment professionnelle et convaincante. Découvrons ensemble quelques modèles pour vous inspirer.
Le premier modèle est le plus sobre possible. Il précise la date, le montant souhaité et la raison de cette anticipation, tout en respectant le ton formel indispensable à ce genre d’échanges. Un exemple de phrase à utiliser pourrait être : « Suite à des contraintes budgétaires imprévues, je sollicite une avance sur mon salaire, s’élevant à (insérez le montant), qui me serait d’une aide précieuse. Je suis à votre disposition pour en discuter. »
Le second modèle, plus élaboré, développe davantage votre situation. Il est préférable si vous avez une relation de confiance avec votre hiérarchie. Rappelez toujours que votre requête est atypique et que vous apprecierez leur compréhension. Par exemple : « Je vis actuellement une situation financière complexe à gérer au quotidien. C’est pourquoi je me permets de vous demander un acompte sur mon salaire de (insérez le montant). Votre compréhension m’honorerait et je suis prêt(e) à m’entretenir avec vous si nécessaire. »
Qu’importent vos mots, restez toujours sincère et respectueux. Après tout, il s’agit d’une demande, pas d’une obligation pour l’employeur. Avoir le bon ton pourrait bien être ce qui inclinera la balance en votre faveur. Pour connaître quel est le montant maximal d’un acompte sur salaire, lisez cet article.