Qu’est ce que la gestion du personnel et comment l’améliorer?

La gestion d’une équipe nécessite une discipline stricte et une attention particulière à l’environnement en constante évolution dans lequel l’organisation fonctionne (réforme d’une loi, changement de la politique interne de l’entreprise, etc.) Outre ces nombreuses contraintes, il faut souligner que la gestion du personnel administratif vise à diminuer les coûts tout en obtenant le meilleur rapport personnel/coût.

C’est un véritable métier de spécialiste qui nécessite une connaissance approfondie de la réglementation, des Ressources Humaines et de la politique globale de l’entreprise.

Qu’est-ce que la gestion du personnel?

La gestion du personnel regroupe toutes les activités administratives nécessaires à une gestion efficace des ressources humaines. Il s’agit de l’aspect transactionnel de la fonction RH, qui comprend les responsabilités administratives, juridiques et requises.

Un gestionnaire du personnel est impliqué dans une variété d’activités commerciales et collabore avec les départements de la comptabilité et des finances. Dès l’embauche d’un nouveau salarié, il est chargé de remplir les papiers nécessaires (contrat de travail, promesse d’embauche, DPAE). De plus, il doit suivre et gérer les activités, les absences et congés, le temps de travail, les tableaux de bord.

Par ailleurs, la gestion administrative humaine s’intéresse aux aspects réglementaires et juridiques. Il est essentiel de veiller au respect de la législation et des règles sociales (gestion des conflits, rupture conventionnelle, conditions de travail).

Parallèlement, il est essentiel d’établir des liens durables avec des organismes extérieurs à l’entreprise. L’URSSAF, la mutuelle, la médecine du travail, et bien d’autres encore en sont des exemples. Ainsi, la gestion du personnel englobe un large éventail d’activités, souvent de nature administrative, mais indispensables au fonctionnement d’une entreprise.

Quelles différences avec la gestion des ressources humaines?

Dans l’anglais courant, la gestion des ressources humaines est souvent confondue avec l’administration du personnel. Il s’agit de deux concepts indépendants qui ne renvoient pas aux mêmes domaines d’action.

La gestion des ressources humaines consiste à mettre en place des mesures visant à améliorer l’écoute, la communication et la prise en compte des aspirations des employés. Cette technique tente de favoriser le bien-être des employés ainsi que la productivité globale de l’entreprise.

L’administration du personnel englobe toutes les activités administratives liées à la gestion des ressources humaines. Par conséquent, nous pouvons affirmer que la gestion administrative du personnel est un moyen pour atteindre une fin, mais que l' »excellente » gestion des ressources humaines est une fin en soi.

Réunion du personnel

Quelles sont les missions de la gestion administrative du personnel?

Le département des ressources humaines est considéré comme un partenaire commercial essentiel. Son objectif premier est d’apporter une valeur ajoutée grâce à un personnel compétent tout en l’aidant en termes d’engagement et de motivation. Le recrutement, le développement, la formation et la fidélisation des talents font partie de son travail. La gestion du personnel consiste à gérer efficacement la vie quotidienne : payer, administrer et satisfaire aux exigences légales. Ce travail est une composante essentielle de la gestion des ressources humaines. La gestion administrative des missions du personnel se divise en de nombreuses sections principales.

Son champ d’application est très large :

  • Gestion des dossiers individuels et contractuels de chaque salarié : réalisation, suivi, et archivage de toutes les obligations administratives et légales, de l’entrée à la sortie de chaque salarié (contrat de travail et avenants, visites médicales, bulletins de salaire, attestations de formation , changements de situation…).
  • La gestion du temps de travail et des absences : congés payés, maladie, formation, RTT, heures supplémentaires, planning….
  • Gestion des salaires, des cotisations sociales et de la paie : collecte des données, calcul, paiement, édition des documents obligatoires….
  • Gestion des déclarations administratives obligatoires de façon régulière, ainsi que des relations avec les administrations publiques, l’assurance maladie, et les assurances privées (mutuelle, prévoyance…).

Comment améliorer la gestion du personnel?

Négliger votre administration du personnel serait une erreur si la gestion du personnel a perdu sa crédibilité alors que les RH sont devenues des partenaires stratégiques.

Son organisation et sa professionnalisation sont tout aussi importantes que d’autres domaines RH critiques comme le recrutement ou la GPEC.

L’administration du personnel requiert les compétences suivantes :

  • Une rigueur extrême : une pléthore de tâches avec des délais sévères, des calculs souvent complexes affectant des facteurs sensibles tels que la fiche de paie de chaque employé ou la conformité fiscale et juridique de l’entreprise…. Les erreurs ou les retards peuvent avoir de graves ramifications.
  • La manipulation et la conservation de données sensibles pour chaque employé et pour l’organisation nécessitent une éthique et un grand sens du secret.
  • Compétences techniques avancées : contrairement à l’utilisation de technologies automatisées, l’administration du personnel est un domaine difficile, avec des règles nombreuses et changeantes qui nécessitent une analyse et une recherche minutieuses. Le contrôle et la mise à jour continus des connaissances sont rendus nécessaires par les fréquentes modifications légales et réglementaires.
  • Une capacité à être force de proposition et d’anticipation : changements anticipés, pistes de réduction des coûts, alertes sur les abus… Un bon gestionnaire de personnel doit bien connaître l’entreprise et son secteur d’activité, ainsi que ses préoccupations juridiques, stratégiques, de ressources humaines et financières, ainsi que ses perspectives et contraintes. Ce n’est pas un hasard si l’entrepreneur exerce souvent cette fonction dans de petites structures.

Quelles solutions pour une mise en place efficace ?

Négliger la gestion du personnel administratif dans une approche de « gérance » est une erreur importante. La gestion du personnel, loin d’être un cliché, s’intègre parfaitement dans l’ensemble de l’approche stratégique de l’entreprise. Cela est particulièrement vrai lorsque l’entreprise se développe et que le spectre des activités d’administration du personnel devient plus complexe.

Les logiciels de gestion du personnel rationalisent et automatisent la gestion d’activités administratives spécifiques. Les gestionnaires gagnent ainsi du temps dans la gestion de leurs activités. Il facilite la gestion administrative du personnel depuis l’embauche d’un employé jusqu’à son départ de l’organisation.

Le programme consolide toutes les données en un seul endroit. En termes de traitement, cela rend les données plus accessibles de manière simple et fluide. De plus, toutes les opérations RH ont été dématérialisées, ce qui permet de centraliser et de sécuriser les données des employés. Enfin, l’application est conçue pour faciliter le partage des informations et des documents par les RH avec le reste de l’entreprise.

Le logiciel Sirh, polyvalent et adaptable, vous accompagne dans votre transformation numérique en optimisant votre administration du personnel afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion du capital humain plutôt que de passer du temps avec des données dispersées. Pour préserver les profils clés des entreprises au sein de l’organisation, il faut identifier les profils clés des entreprises. Pour ce faire, la gestion doit être créée en fonction des idéaux de l’entreprise.

En outre, le logiciel GRH est adaptable et préserve vos données. Ainsi, le département RH n’est plus limité par les problèmes informatiques et a désormais accès à une solution iaas de pointe pour la gestion du personnel.

De plus, en termes de fonctionnalités, il offre des modules pour l’administration du personnel, tels que la gestion des visites médicales, des absences et des congés, l’onboarding, la gestion des salaires et le télétravail. En conséquence, utilisez un SIRH pour réduire vos efforts et vous recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour le personnel, comme la GPEC.

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