Gestion des contrats: Comment s’y prendre?

La gestion des contrats est un domaine essentiel pour la gestion des risques et des engagements au sein de l’entreprise. Aujourd’hui, peu d’entreprises disposent d’un service ou d’une personne chargée de veiller au respect des promesses contractuelles : deux tiers des entreprises n’ont aucun mécanisme de suivi des contrats.

Pourquoi est-il important de bien gérer les contrats ?

La maîtrise des risques et des engagements liés à la gestion des contrats n’est pas assurée dans deux entreprises sur trois.

Ainsi, on estime que 10% des contrats actifs sont tout simplement perdus, et que 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans étude préalable ni choix.

Or, les répercussions d’une gestion inefficace sont nombreuses : augmentation des risques liés aux procédures, inflation des coûts, non-conformité, augmentation ou non-respect du délai de contractualisation…

De plus, le volume des contrats est important puisque deux tiers des entreprises en gèrent plus de 1000…

Il est important d’avoir une excellente administration des contrats qui couvre les trois grandes étapes de leur cycle de vie. Voyons ensemble les points essentiels.

Quels sont les processus pour une bonne gestion des contrats?

Génération des documents

L’élaboration des contrats est souvent une phase pratique et chronophage du processus de gestion des contrats, mais elle n’a pas à l’être.

En raison des inefficacités et des inexactitudes créées par le transfert manuel des données, les anciennes techniques de rédaction manuelle et sur papier nécessitent une surveillance constante et des réécritures répétées (noms des clients, informations sur les prix, valeurs des contrats). En fait, près de 62 % de toutes les entreprises estiment que les erreurs causées par les transferts manuels de données pendant la phase de préparation des contrats posent des problèmes substantiels à leur activité.

Des flux de travail internes complexes (et peut-être une nouvelle législation) ne peuvent qu’exacerber les défis présentés par les processus de création manuelle de documents à mesure que votre entreprise se développe et que votre secteur évolue. La création de documents numériques raccourcit le processus de création et réduit les erreurs.

Les modèles de contrat et les bibliothèques de clauses permettent également aux organisations de gagner un temps considérable pendant la phase de rédaction et contribuent à la production de documents au langage cohérent, facilement reproductibles. Par exemple, les équipes de vente des organisations les plus productives utilisent un logiciel de devis configuré (CPQ) pour automatiser les tâches administratives importantes dans le processus de devis au comptant, ce qui permet à leurs équipes de passer moins de temps à rédiger des contrats et plus de temps à vendre. Il est temps de faire de bonnes affaires.

Signature des documents

La signature des documents est une partie mineure de la gestion des documents en termes de temps passé, mais c’est probablement l’étape la plus critique. La légitimité de chaque contrat dépend d’une signature sûre et vérifiable.

Les signatures au stylo ont été le seul moyen de signer des documents pendant des générations. Étant donné qu’une grande partie du commerce se fait désormais en ligne, le recours aux signatures manuelles peut entraîner des inefficacités importantes dans le processus d’administration des contrats. Cependant, le développement de la signature électronique a rendu possible la signature instantanée de documents depuis n’importe quel endroit du globe, ce qui se traduit par une gestion rapide et transparente des documents pour vous et vos contreparties.

Les signatures électroniques confèrent un degré supplémentaire de sécurité et de précision à chaque contrat, en plus de simplifier et d’accélérer le processus de gestion des documents. Les signatures électroniques, tout comme le suivi des documents, génèrent une piste d’audit numérique admissible par les tribunaux qui permet d’authentifier facilement l’identification et la participation de tous les signataires.

signature de contrat

Suivi des documents permanent

Si les contrats sont souvent définis comme des « documents gravés dans le marbre à un moment donné et décrivant les droits et les devoirs à remplir à l’avenir », cette description n’est pas tout à fait correcte.

Ces contrats sont véritablement des documents vivants qui doivent être activement maintenus du début à la fin afin de démontrer qu’ils atteignent et dépassent leurs objectifs. La gestion du cycle de vie des contrats est un processus continu qui garantit la structure et l’évaluation appropriées d’un contrat, ainsi que la mise en œuvre de ses dispositions et la réalisation de son objectif, de même que la détection et la correction de ses lacunes.

Comment un logiciel RH peut vous aider dans la gestion des contrats?

Tout d’abord, la gestion des contrats de travail permet de gagner un temps considérable. L’utilisation d’un logiciel SIRH pour dématérialiser les contrats de travail permet d’accélérer considérablement la préparation des contrats de travail. Vous pouvez produire le contrat de travail automatiquement en utilisant les informations du dossier du salarié créé auparavant. Vous pouvez également choisir une convention collective qui ajoute automatiquement toutes les clauses obligatoires, par exemple. Toute modification se fait beaucoup plus rapidement.

Par ailleurs, le logiciel SIRH est un outil essentiel de suivi de la gestion des contrats. Il facilite la gestion des absences et des congés. Par exemple, à partir du profil et du contrat de l’employé, le logiciel détermine le nombre de jours de congés encore disponibles en fonction du nombre d’heures travaillées. Toutes les informations sont centralisées et disponibles à tout moment pour l’employé, son manager ou le service RH.

De plus, cela permet d’éviter la perte de documents car un contrat de travail doit être conservé même après l’expiration de son terme. Enfin, l’automatisation de la gestion des contrats permet d’éviter les erreurs qui pourraient entraîner un litige ou une sanction. En effet, la réglementation évoluant en permanence, le logiciel SIRH permet de gérer les contrats de manière conforme en restant à jour de la législation et en fournissant des mises à jour pour toute modification récente.

Enfin, la gestion des contrats de travail est un élément essentiel de la gestion globale de vos ressources humaines. Grâce aux logiciels SIRH, elle peut être effectuée de manière plus simple, plus rapide et plus fiable. Une bonne gestion des contrats de travail garantit la conformité de la gestion administrative des RH et une bien meilleure satisfaction des employés.

Conclusion

En conclusion, les outils de gestion des contrats aident les entreprises à obtenir une visibilité et un contrôle sur l’ensemble de leurs contrats. Cela rend la recherche, la rédaction et la gestion quotidiennes des contrats plus faciles, plus efficaces et plus productives. L’utilisation d’un outil de gestion des contrats performant peut vous aider à :

Réduire la durée de votre cycle contractuel et augmenter votre production. Les outils simples accélèrent les processus de rédaction et d’approbation tout en diminuant la nécessité d’un examen juridique ligne par ligne.

Rendre plus visibles les transactions, les contrats bien structurés produisent de la valeur plus rapidement, réduisent les marges et améliorent les opportunités commerciales futures.

Assurer la conformité, Les fonctions d’analyse et d’audit fournissent trois types de garanties de conformité : contractuelle, opérationnelle et réglementaire.

Améliorer le partage des données, les parties contractantes bénéficient ainsi d’informations supplémentaires sur leurs relations économiques avec les autres parties.