Une mauvaise gestion du temps peut être un problème si vous avez régulièrement l’impression, à la fin de votre journée de travail, de ne pas avoir beaucoup progressé et de ne pas avoir pu vous concentrer sur les choses les plus importantes. la source de votre problème Les approches appropriées vous permettent de distinguer les tâches importantes des tâches insignifiantes, de mieux planifier votre travail, de l’accomplir avec plus de rigueur et de produire de meilleurs résultats.
Avantages des méthodes de gestion du temps
Si vous voulez améliorer votre gestion du temps, vous devez d’abord être persévérant. Pendant plusieurs semaines, vous devriez expérimenter plusieurs approches et appliquer chaque méthode de manière appropriée. Au début, vous serez peut-être surchargé de travail, mais vous accélérerez considérablement vos procédures. Ce n’est qu’en prenant l’habitude de telle ou telle méthode de gestion du temps que vous serez en mesure de discerner si elle est efficace ou non. Pour être efficaces, les méthodes doivent souvent être mélangées. L’essai de plusieurs d’entre elles est une procédure qui prend du temps, mais qui peut être gratifiante.
Les avantages de la maîtrise de la gestion du temps sont nombreux :
- La productivité est élevée
- Réduction du stress
- Plus de temps à consacrer à soi-même, à sa famille et à ses amis
- Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Voici un récapitulatif des techniques de gestion du temps les plus courantes et les plus efficaces, que vous pouvez combiner pour créer votre propre recette du succès.
Se fixer des objectifs
Comment pouvez-vous gérer efficacement votre temps si vous ne savez pas où vous allez ?Un objectif vous donne un sens de la direction et un plan d’action. C’est le processus facile qui consiste à transformer une idée nébuleuse ou un but trop large en un résultat concret que vous désirez.
Qu’il s’agisse d’un objectif ou non :
Annuel : parler couramment l’anglais afin de faire de mon voyage d’affaires à Londres le 6 décembre un succès.
Créer trois nouvelles relations chaque mois pour promouvoir mon entreprise de restauration à domicile.
Ou, pendant une semaine, produire un article de 2000 mots sur les 7 choses à rechercher lors de l’achat d’un terrain.
Prenez note des exemples précédents. Ils vous permettent de vous concentrer sur le résultat escompté.
La clé pour définir un objectif réussi est de le rendre explicite et de l’expliquer clairement.
Mais attention à ne pas être trop précis !
L’idée est que les objectifs que vous fixez répondent directement à vos missions, au développement de votre entreprise ou à vos aspirations personnelles.
Mais ce n’est pas tout.
Votre objectif à moyen ou long terme (un an, trois ans, voire cinq ans) est aussi là pour vous motiver et vous empêcher de procrastiner.
C’est votre principale source d’inspiration, celle qui vous pousse à continuer même lorsque les circonstances sont mauvaises.
Vous pouvez connaître des revers, mais si votre objectif est bien conçu, il fera son travail : vous donner un coup de pied au cul pour que les choses repartent.
L’idée est qu’en vous rappelant à intervalles fréquents ce que vous risquez vraiment, vous serez plus motivé pour aller de l’avant et progresser vers sa réalisation.
C’est pourquoi il est essentiel de le définir clairement et précisément, afin qu’il vous interpelle, qu’il évoque une image mentale convaincante et qu’il nourrisse votre désir d’aller de l’avant.
Définir ses priorités
Le principe de Pareto
Vous déblatérez pendant des heures alors que d’autres semblent en faire beaucoup moins et être plus efficaces ? Dans ce cas, le principe de Pareto peut vous aider à optimiser votre gestion du temps. Cette stratégie vous permet de concentrer votre temps de travail sur les tâches qui ont le plus d’impact sur le résultat.
Le principe de Pareto stipule que 20 % de la charge de travail est à l’origine de 80 % des résultats. Par conséquent, l’objectif est de filtrer les 20 % de tâches critiques de sa propre pile de tâches.
Les objectifs et les avantages du principe de Pareto
Le principe de Pareto vise à obtenir les meilleurs résultats avec le moins de travail possible. En effet, il est habituel de consacrer une quantité importante de temps à des tâches non prioritaires. Cependant, avec des priorités et une gestion du temps appropriées, il est possible de travailler plus efficacement. Le principe de Pareto permet d’orienter correctement sa charge de travail afin de mener à bien les activités dans les délais impartis, ce qui est particulièrement utile dans les contextes professionnels où les délais sont serrés. La méthode 80-20 est fréquemment combinée à d’autres techniques de gestion du temps, comme le principe d’Eisenhower.
Avantages
La règle des 80-20 peut être utilisée dans de nombreux contextes, notamment dans la vie privée, à l’école et dans les affaires, pour vous aider à mieux gérer votre temps. Vous pouvez mieux hiérarchiser chaque activité en cours si vous êtes conscient de la charge de travail qui représente la majorité de vos revenus. Ainsi, le principe de Pareto permet de déterminer quelles tâches doivent être terminées en premier.
Inconvénients
Même si le principe sous-jacent est reconnu, la conclusion selon laquelle 80 % de la performance est causée par 20 % de l’effort peut conduire à une réduction de 20 % de toutes les tâches. Mais cela ne suffit pas : il existe un certain nombre de corvées qui ne contribuent pas directement à l’objectif global mais qui doivent néanmoins être accomplies. Il s’agit notamment de tâches telles que la réponse aux courriels. La correspondance par courrier électronique contribue souvent peu aux performances d’une entreprise, mais le fait de ne pas répondre du tout aux courriers électroniques professionnels peut avoir des conséquences importantes pour l’entreprise (tout comme le fait de ne pas tenir les comptes, même si les comptes eux-mêmes ne génèrent pas de bénéfices). Ces types de tâches vitales mais inefficaces peuvent être optimisées en déployant un effort constant et fiable pour les accomplir.
Le principe de Pareto, quant à lui, autorise une certaine négligence car de nombreuses tâches sont de moindre importance, mais seuls ceux qui sont consciencieux, concentrés et rigoureux dans leurs tâches peuvent obtenir 80 % des résultats avec 20 % du travail.
Se fixer un délai
Limiter une tâche dans le temps vous aide à concentrer vos énergies et à rester sur la bonne voie. Sans cela, la rédaction d’un rapport d’une page peut prendre 20 minutes ou deux jours.
Pensez à un match de football dans lequel il n’y a pas de limite de temps. Ou le facteur qui dit : « Je passerai peut-être demain, ou quand j’aurai le temps. » » C’est ridicule !
Il en va de même pour vos projets professionnels et personnels. Donnez-vous autant de délais que possible pour les activités clés que vous devez terminer.
A titre d’exemple :
- 2 heures pour le rapport sur les indicateurs de performance
- Ou bien, créez une nouvelle interface de paiement : cinq fois en 60 minutes
Vous vous adapterez naturellement pour accomplir la bonne chose dans le délai approprié. Ne vous inquiétez pas si vous terminez après la cloche. Vous avez 9,9 chances sur 10 de finir plus vite que si vous n’aviez aucune contrainte.
Et surtout, vous évitez une série de reprogrammations gênantes.
Une tâche à la fois
Utiliser la technique Pomodoro
La technique Pomodoro, créée par Francesco Cirillo, tire son nom d’un petit minuteur de cuisine qui vous permet de définir des intervalles de 25 minutes (pomodori, « tomates » en italien). L’idée est simple : divisez votre travail en tranches de 25 minutes. Ainsi, vous pourrez dire adieu aux distractions et bonjour à la concentration !
Comment cela fonctionne-t-il ?
- Commencez par régler votre minuteur sur 25 minutes.
- Pendant cette période, concentrez-vous uniquement sur votre travail.
- Dès que l’alarme se déclenche, arrêtez-vous complètement.
- Faites une pause de cinq minutes.
- Répétez une séance de 25 minutes avec une pause de 5 minutes.
- Prenez une pause de 20 minutes après quatre cycles de 25/5 minutes.
- Continuez jusqu’à ce que vous ayez terminé votre travail.