L’entretien d’évaluation peut s’avérer être un puissant outil et un excellent facteur de motivation dans une entreprise pour peu qu’ils soit bien mené.
Les spécialistes recommandent d’ailleurs d’en programmer au minimum 2 par an afin d’établir un minimum de dialogue et de suivi avec vos collaborateurs.
Néanmoins, cet entrevue ne sera pas d’un grand bénéfice et pourra même se révéler contre-productive si vous ne respectez pas les 6 règles fondamentales suivantes.
Expliquez bien à l’avance à vos agents en quoi consiste l’entretien
En effet, l’incertitude provoquée par un manque de clarté de votre part sera une source de stress certaine pour vos salariés qui ne sauront pas à quoi s’attendre. Vous l’avez bien compris, la plupart du temps, les agents se demanderont ce que vous avez à leur reprocher…
Par contre, la démarche qui consiste à informer les salariés de la teneur des discussions (bilan, formation, projets futurs, …) leur permettra de pouvoir donner le meilleur d’eux-même lors de votre entrevue et d’adhérer pleinement à la démarche.
La règle est simple : fournissez leur toutes les informations dont ils auront besoin afin de les placer dans les meilleures dispositions le jour de l’entretien (par exemple sous la forme d’un ordre du jour).
Adoptez un rythme d’évaluation régulier
Comme nous l’avons vu en préambule de ce dossier, adopter un rythme d’évaluation régulier sera le meilleur moyen de fixer l’attention de vos agents de manière efficace sur la durée.
Ainsi, ils prendront rapidement l’habitude de ces rendez-vous qui rentreront naturellement dans leur façon de travailler et de rendre compte de leur actualité. De plus, des entretiens réguliers participeront à maintenir un certain suivi et une attention accrue de vos salariés dans leur travail.
Donnez de l’importance à l’entretien et à l’agent
Privilégiez un lieu unique (bureau, salle de réunion, …) et évitez surtout les entretiens en « coup de vent » où le salarié aura la désagréable sensation d’être au centre d’une formalité sans grand intérêt.
Afin d’éviter tout risque, vous devrez caler vos entretiens dans des périodes relativement calmes pour éviter que la folie et l’urgence de certains dossiers ne créent un désintérêt manifeste pour la discussion.
Le cadre de l’entretien est certes important nous venons de le voir. Dans le même temps, il ne faudra pas oublier que le salarié doit également l’être. Témoignez lui de l’intérêt afin de l’impliquer au maximum dans la culture d’entreprise.
Pensez, à ce sujet, à mettre votre portable en mode « silencieux » par exemple.
Evitez de déstabiliser volontairement le salarié
Ne le placez pas face à une mauvaise surprise, il se sentira aussitôt pris au piège et la suite de l’entretien ne sera ni efficace ni productive…
Dans le même ordre d’idée, indiquez à l’avance à l’agent les personnes présentes le jour de l’évaluation et ne tentez pas de modifier la liste en y ajoutant des invités surprise.
Au contraire, rassurez-le, assurez lui que l’équipe compte bien évoluer avec lui sur la durée.
Ne faîtes pas de constats négatifs directs
Tournez toutes vos remarques et constatations de façon positive. Pourquoi?
Votre salarié a sans doute des forces mais aussi des faiblesses. Plutôt qu’un « niveau créativité, c’est pas bon » préférez « nous comptons sur ton esprit cartésien pour prendre en charge ce projet la semaine prochaine ».
Pensez également à aborder les points positifs tels que les réussites, les satisfactions, …Tout doit être traité lors de cette évaluation mais toujours de façon constructive afin d’inciter vos salariés à s’améliorer de façon continue.
Définissez des objectifs clairs et raisonnables
Une méthode efficace consiste à établir et définir des projets (objectifs) que vous pourrez contrôler lors du prochain entretien. Le défi sera ainsi simple, clair et surtout stimulant pour votre salarié qui donnera la plupart du temps le maximum avec le sentiment de contribuer à la bonne marche de son entreprise.
Plutôt qu’un « tu dois t’améliorer », préférez « conclus 5 contrats la semaine prochaine et ce sera bon, 8 et ce sera parfait ». Vou saisissez la nuance?
Vous impliquez et motivez votre salarié tout en ménageant sa sensibilité.
Enfin, vous pourrez également lui proposer toute un choix de moyens à sa disposition, moyens dont vous ne manquerez pas de faire le bilan lors du prochain entretien d’évaluation (aide d’un stagiaire, formation, séminaire, matériel, …)