Comprendre les frais professionnels et leur gestion

Photo of author
Rédigé par La rédaction

Conseiller RH

Les frais professionnels jouent un rôle essentiel dans la vie des entreprises et de leurs salariés car ils représentent les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Dans cet article, nous aborderons les différents types de frais professionnels, les conditions pour qu’ils soient pris en charge par l’employeur, ainsi que la manière dont ils doivent être gérés et calculés.

Qu’entend-on par « frais professionnels » ?

Frais professionnels, c’est une expression qui désigne toutes les dépenses réalisées par un salarié lorsqu’il est au service de son employeur. Il s’agit généralement de dépenses inhérentes à l’exercice de l’activité professionnelle et nécessaires à l’accomplissement des missions confiées.

Déplacement professionnel

Ce sont les frais liés aux déplacements du salarié pour se rendre chez un client, un fournisseur ou assister à une réunion, formation, ou autre événement organisé par l’employeur. Ces frais peuvent inclure les coûts de transport public, les indemnités kilométriques, les frais de stationnement, etc.

Restauration d’affaires

Ils concernent les repas pris en dehors du domicile personnel du salarié et hors de son lieu habituel de travail. Les frais de restauration d’affaires peuvent notamment intégrer des repas avec des collègues, clients, partenaires, etc.

Frais d’hébergement

Il s’agit le plus souvent des frais engagés par un salarié lorsqu’il doit découcher de son domicile pour des raisons professionnelles (déplacements professionnels). Les catégories les plus fréquentes sont les nuitées dans des hôtels et les frais de petit-déjeuner.

Les conditions de prise en charge des frais professionnels

Pour qu’un frais soit pris en charge par l’employeur, il doit répondre à certaines conditions :

  • Les dépenses doivent être réellement exposées par le salarié. Il est donc nécessaire de conserver tous les justificatifs de paiement comme les factures, tickets de caisse ou autres reçus.
  • Les frais professionnels doivent être engagés par le salarié dans l’exercice de son activité professionnelle. Par exemple, si un employé paie pour un déjeuner entre collègues sans aucun lien avec le travail, cette dépense ne sera pas considérée comme un frais professionnel.
  • La dépense doit être effective et indispensable pour le bon déroulement de la mission du salarié. Lorsque des alternatives moins coûteuses sont possibles, elles doivent être priorisées.
dirigeants d'entreprises analysent les données

La gestion et le calcul des frais professionnels

Une fois que les dépenses ont été réalisées et validées comme étant des frais professionnels, leur gestion et éventuel remboursement relèvent de l’employeur. Celui-ci doit également veiller à respecter certaines règles fiscales et sociales concernant ces dépenses.

Le remboursement des frais professionnels

Deux méthodes principales sont couramment utilisées pour le remboursement des frais professionnels :

  • Le remboursement sur justificatifs, où le salarié fournit les factures, tickets de caisse ou autres reçus, et se fait rembourser intégralement la somme engagée. Dans ce cas, l’employeur doit exiger les originaux des justificatifs pour éviter toute fraude.
  • L’utilisation d’un forfait, où un montant fixe est attribué au salarié pour couvrir ses frais professionnels. Ce montant est généralement basé sur des barèmes établis par l’entreprise en fonction du type de dépense et des conditions de travail. Cela peut simplifier la gestion des frais professionnels, mais il faut s’assurer que le forfait ne soit ni trop faible ni trop élevé par rapport aux dépenses réellement engagées.

Les obligations fiscales et sociales

L’employeur doit prendre en compte les régulations fiscales et sociales relatives aux frais professionnels. Par exemple, si les dépenses professionnelles sont remboursées sans présenter de justificatif, elles peuvent être considérées comme un complément de rémunération imposable pour le salarié.

Concernant les cotisations sociales, le remboursement des frais professionnels est généralement exonéré de cotisations sociales dès lors qu’ils sont justifiés, liés à l’activité professionnelle et engagés dans l’intérêt de l’employeur. Toutefois, l’employeur doit veiller à respecter les montants forfaitaires ou plafonds qui peuvent varier selon le type de frais professionnel (par exemple, pour les indemnités kilométriques).

Les bonnes pratiques pour la gestion des frais professionnels

Afin d’assurer une gestion efficace des frais professionnels, quelques principes de base sont à suivre :

  • L’anticipation : informer les salariés en amont des règles applicables en matière de remboursement des frais professionnels permet d’éviter les litiges et simplifie la gestion.
  • La communication : favoriser un échange régulier avec les collaborateurs concernant les frais professionnels et le suivi des remboursements contribue à renforcer la transparence et la compréhension mutuelle sur ce sujet.
  • La flexibilité : adapter la politique de frais professionnels aux spécificités et besoins de chaque poste au sein de l’entreprise peut être un facteur de motivation et de reconnaissance pour les salariés.
  • L’optimisation des coûts : adopter une approche responsable et raisonnable dans la prise en charge des frais professionnels est préférable pour une meilleure maîtrise des dépenses engagées.