Les indemnités kilométriques sont une manière pour les employeurs de rembourser leurs employés pour l’utilisation de leur propre véhicule dans le cadre de leur travail. Cet article décrit ce que sont les indemnités kilométriques, comment elles sont calculées et comment en bénéficier.
Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?
Une indemnité kilométrique est un remboursement accordé par un employeur à un employé qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Cette indemnité couvre les frais liés à ces déplacements, tels que l’essence, l’entretien du véhicule, l’amortissement ou encore les assurances. Les barèmes d’indemnisation varient selon la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule.
Indemnités kilométriques pour les voitures
Le barème pour les indemnités kilométriques des voitures se base sur la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue au cours de l’année. La puissance fiscale est exprimée en chevaux fiscaux (CV) et est indiquée sur la carte grise du véhicule. Le montant de l’indemnité est ensuite déterminé en utilisant un barème fourni par l’administration fiscale.
Indemnités kilométriques pour les deux-roues
Pour les deux-roues (motos, scooters et vélomoteurs), le barème des indemnités kilométriques est différent. Il se base sur la cylindrée du véhicule et la distance parcourue au cours de l’année. Le montant de l’indemnité est là aussi déterminé en utilisant un barème fourni par l’administration fiscale.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
Le calcul des indemnités kilométriques varie selon que vous possédiez une voiture ou un deux-roues. Dans les deux cas, vous devrez connaître la distance exacte parcourue pour vos déplacements professionnels ainsi que la puissance fiscale ou la cylindrée de votre véhicule. Ensuite, reportez-vous aux barèmes d’indemnisation fournis par l’administration fiscale.
Calcul des indemnités pour les voitures
Pour calculer les indemnités kilométriques pour une voiture, utilisez la formule suivante :
Indemnité = (distance × taux) × coefficient CV
Où :
- distance : la distance totale parcourue pour les déplacements professionnels (en km)
- taux : le tarif que l’on applique en fonction de la distance parcourue
- coefficient CV : le coefficient correspondant à la puissance fiscale de votre véhicule (en chevaux fiscaux)
Le coefficient CV ainsi que les taux sont disponibles dans les barèmes d’indemnisation fournis par l’administration fiscale.
Calcul des indemnités pour les deux-roues
Pour calculer les indemnités kilométriques pour un deux-roues, utilisez la formule suivante :
Indemnité = distance × taux
Où :
- distance : la distance totale parcourue pour les déplacements professionnels (en km)
- taux : le tarif que l’on applique en fonction de la cylindrée de votre deux-roues
Les taux sont disponibles dans les barèmes d’indemnisation fournis par l’administration fiscale.
Barème fiscal des frais kilométriques 2023
| Puissance administrative | Jusqu’à 5000 km | De 5001 km à 20000km | Plus de 20000 km |
| 3Cv et moins | D × 0.529 | D × 0.316 + 1065 | D × 0.37 |
| 4Cv | D × 0.606 | D × 0.34 + 1330 | D × 0.407 |
| 5Cv | D × 0.636 | D × 0.357 + 1395 | D × 0.427 |
| 6Cv | D × 0.665 | D × 0.374 + 1457 | D × 0.447 |
| 7Cv et plus | D × 0.697 | D × 0.394 + 1515 | D × 0.47 |
Comment bénéficier des indemnités kilométriques ?
Pour bénéficier des indemnités kilométriques, vous devez remplir certaines conditions et fournir les justificatifs nécessaires à votre employeur. Voici les étapes à suivre :
- Vérifiez que vous êtes éligible aux indemnités kilométriques. Vous devez utiliser votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels et votre employeur doit accepter de vous rembourser ces frais.
- Notez précisément les distances parcourues lors de vos déplacements professionnels. Il est préférable de tenir un carnet de bord où vous consignerez chaque trajet effectué.
- Calculez le montant de vos indemnités en utilisant les formules et barèmes mentionnés ci-dessus.
- Fournissez à votre employeur les justificatifs nécessaires : une copie de votre carte grise, un relevé détaillé de vos déplacements et le montant total des indemnités calculées.
Votre employeur doit vérifier que vos dépenses sont bien liées à des déplacements professionnels et que les montants demandés correspondent aux barèmes officiels. Si tout est en ordre, il procèdera au remboursement de vos frais selon les modalités prévues par l’entreprise.
Les avantages des indemnités kilométriques pour les employés et les employeurs
Pour les employés
L’avantage principal des indemnités kilométriques pour les employés est qu’elles permettent de compenser les dépenses engagées pour l’utilisation de leur véhicule dans le cadre professionnel. Cela peut représenter un montant non négligeable sur l’année et soulager le budget du salarié concerné.
Pour les employeurs
Les indemnités kilométriques présentent également des avantages pour les employeurs. En effet, elles permettent d’éviter les coûts liés à la mise à disposition de véhicules de société, tels que l’achat, l’entretien ou les assurances. De plus, elles sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise, ce qui peut représenter une économie d’impôts pour l’employeur.