Un plan de formation mal construit se traduit souvent par des sessions décousues, un budget mal utilisé et des salariés qui ne voient pas le lien avec leur travail au quotidien. À l’inverse, un plan structuré permet à l’employeur de répondre aux besoins réels de l’entreprise tout en donnant aux équipes les moyens de progresser. Voici comment définir, construire et faire vivre un plan de formation qui produit des résultats mesurables.
Ce qu’il faut retenir
- Le plan de formation regroupe toutes les actions de formation programmées par l’employeur pour ses salariés sur une période donnée.
- Il se distingue du plan de développement des compétences (PDC), terme officiel qui l’a remplacé dans le code du travail.
- Deux grandes catégories structurent les actions : l’adaptation au poste et le développement des compétences.
- Un plan réussi s’appuie sur l’analyse des besoins, des objectifs mesurables, un contenu adapté et une organisation logistique réaliste.
- La rémunération et le temps de travail pendant la formation dépendent du type d’action et de l’existence d’un accord collectif.
Qu’est-ce qu’un plan de formation et quels sont ses enjeux stratégiques ?
Un plan de formation est le document qui recense l’ensemble des actions de formation qu’un employeur envisage pour ses salariés sur une période déterminée, souvent une année. Il sert de feuille de route pour organiser la gestion des compétences au sein de l’entreprise, en reliant les besoins individuels des salariés aux objectifs collectifs de l’organisation. Ce document n’est pas qu’une liste de stages : il traduit une politique de formation professionnelle qui touche au recrutement, à l’évaluation et à la mobilité interne.
Définition et objectifs
Le plan de formation vise trois objectifs principaux : permettre au salarié de s’adapter à son poste de travail, maintenir sa capacité à occuper un emploi face aux évolutions technologiques ou organisationnelles, et développer ses compétences pour préparer une évolution professionnelle. Ces actions restent à l’initiative de l’employeur, qui choisit les salariés concernés sans pouvoir se fonder sur des critères discriminants comme l’âge ou la situation familiale.
Distinction entre plan de formation et plan de développement des compétences (PDC)
Le terme « plan de développement des compétences » a remplacé officiellement l’ancienne appellation « plan de formation » dans le code du travail. Dans la pratique, les deux expressions désignent la même réalité : un cadre permettant à l’employeur de structurer sa politique de formation. Le PDC intègre en plus les actions de bilan de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE), et concerne tous les salariés sans condition d’ancienneté, y compris ceux en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.
Les enjeux dépassent la simple obligation d’adapter les salariés à leur poste. Un plan bien pensé anticipe les évolutions du marché, réduit le turnover en donnant des perspectives d’évolution, et renforce la compétitivité de l’entreprise face à des métiers qui changent vite.
Les catégories et types de formations à intégrer dans votre plan
Toutes les actions de formation ne relèvent pas du même régime. Distinguer les catégories permet d’anticiper la rémunération, le temps de travail mobilisé et les obligations qui pèsent sur l’employeur comme sur le salarié.
Voici les 4 catégories :
- Formations obligatoires : elles conditionnent l’exercice d’une activité selon un texte légal, une convention ou un décret. Le refus du salarié constitue une faute pouvant justifier un licenciement. La rémunération est toujours maintenue.
- Formations facultatives : décidées par l’employeur mais sans caractère obligatoire, leur refus par le salarié ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.
- Actions d’adaptation au poste : elles se déroulent obligatoirement pendant le temps de travail, avec maintien intégral de la rémunération et de la protection sociale.
- Actions de développement de compétences : elles peuvent se dérouler pendant ou hors temps de travail, sous réserve d’un accord écrit du salarié.
À côté de ces deux grandes familles, le plan peut aussi inclure des actions de bilan de compétences, de VAE, ou des formations linguistiques pour les salariés allophones, dont la durée peut atteindre 80 heures dans le cadre d’un contrat d’intégration républicaine.
Les éléments d’un plan de formation efficace
Un modèle de plan de formation qui fonctionne ne se limite pas à une liste de sessions. Il combine plusieurs éléments qui garantissent sa cohérence avec la stratégie de l’entreprise et son acceptation par les équipes.
Alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise
Chaque action inscrite dans le plan doit répondre à un besoin identifié, qu’il s’agisse d’une évolution de poste, d’un projet de développement ou d’une exigence réglementaire. Un plan déconnecté de la stratégie de l’entreprise finit par gaspiller le budget formation sans produire d’impact mesurable sur l’activité.
Implication des parties prenantes et gouvernance
Managers, salariés, représentants du personnel et comité social et économique (CSE) ont chacun un rôle à jouer. L’implication de ces acteurs assure que le plan répond à des besoins réels plutôt qu’à des choix arbitraires, et facilite l’adhésion des équipes aux actions proposées.
Flexibilité et suivi dans la durée
Un plan de formation rigide devient vite obsolète face à des évolutions de marché ou des changements organisationnels. Prévoir des points de révision permet d’ajuster le contenu ou les modalités selon les retours des participants. Le suivi passe aussi par des mécanismes d’évaluation réguliers, en amont et en aval des sessions, pour mesurer les effets réels sur les compétences et le travail quotidien des équipes.
Méthodologie : comment rédiger et structurer votre plan de formation ?
La rédaction d’un plan de formation suit une logique en quatre temps, du diagnostic initial jusqu’à l’organisation pratique des sessions.
Étape 1 : analyser et cadrer les besoins en formation
Commencez par identifier les écarts de compétences à partir des objectifs stratégiques, des évolutions du marché et des performances individuelles des salariés. Les entretiens professionnels constituent une source précieuse d’informations, tout comme les feedbacks des clients ou des managers de terrain. Gardez un œil sur les formations obligatoires, qui occupent souvent une part importante du budget dans les secteurs industriels ou réglementés.
Étape 2 : définir des objectifs concrets et mesurables
Utilisez la méthode SMART pour formuler chaque objectif. Plutôt que « améliorer les compétences commerciales », visez « l’ensemble de l’équipe commerciale maîtrise la nouvelle méthode de vente d’ici six mois ». Certains objectifs nécessitent une validation préalable du CSE, notamment lorsqu’ils touchent à des populations prioritaires ou à des budgets significatifs.
Étape 3 : sélectionner les contenus et modalités pédagogiques
Choisissez des modules qui répondent directement aux objectifs fixés, en tenant compte du niveau des participants. Présentiel, e-learning, ateliers interactifs ou coaching individuel : chaque modalité convient à un type de contenu et de public différent. Les managers peuvent utilement épauler les équipes RH pour identifier les formateurs adaptés.
Étape 4 : organiser la logistique et les ressources
Fixez un calendrier réaliste qui tient compte des contraintes opérationnelles des équipes terrain. Budgétisez les coûts pédagogiques, mais aussi les coûts de non-production liés à l’absence des salariés en formation. Prévoyez enfin les ressources humaines et matérielles nécessaires : formateurs internes ou externes, salles, outils numériques.
Exemples concrets de plans de formation par contexte
Voici quatre situations fréquentes dans lesquelles un plan de formation ciblé fait la différence.
Plan de formation pour les nouveaux employés
L’objectif est de transmettre rapidement les connaissances nécessaires à l’intégration : présentation de l’entreprise, valeurs, outils et processus internes. Les actions combinent souvent sessions d’accueil, mentorat et modules e-learning.
Plan de formation en développement des compétences managériales
Un nouveau manager ne devient pas efficace du jour au lendemain. Le plan cible le leadership, la communication et la gestion du temps, à travers des ateliers interactifs, du coaching individuel et des mises en situation.
Plan de formation pour l’adoption de nouvelles technologies
Face à un nouveau logiciel ou une nouvelle méthode de travail, les actions portent sur la prise en main des outils, la cybersécurité et la gestion des données. Sessions pratiques et tutoriels en ligne accompagnent la transition.
Plan de formation continue et montée en compétences
Les métiers évoluent vite. Ce type de plan permet aux salariés de mettre à jour leurs connaissances sectorielles à travers conférences, webinaires ou formations certifiantes, souvent sur plusieurs années.
Aspects réglementaires et conventionnels à connaître
La mise en place d’un plan de formation n’est pas soumise à une obligation légale en tant que telle. Mais l’employeur reste tenu d’adapter ses salariés à leur poste et de veiller au maintien de leur emploi face aux évolutions technologiques ou organisationnelles.
La question du temps de travail et de la rémunération varie selon le type de formation et l’existence d’un accord collectif.
| Situation | Temps de travail | Rémunération |
|---|---|---|
| Formation obligatoire | Pendant le temps de travail | Maintenue intégralement |
| Adaptation au poste | Toujours pendant le temps de travail | Maintenue avec protection sociale |
| Développement de compétences, pendant le temps de travail | Sur le temps de travail | Maintenue intégralement |
| Développement de compétences, hors temps de travail, sans accord collectif | Limite fixée par accord ou 30 heures par an (ou 2% du forfait) | Selon les dispositions de l’accord ou sans maintien de salaire |
Un accord collectif d’entreprise ou de branche peut fixer des limites d’heures différentes pour les formations hors temps de travail, en général autour de 30 heures par an par salarié en l’absence d’accord spécifique. Le salarié dispose dans tous les cas d’un droit de rétractation de 8 jours après avoir signé son accord écrit, sans que ce refus constitue une faute professionnelle.
Pour l’employeur, la vigilance porte sur trois points : obtenir systématiquement un accord écrit pour les formations hors temps de travail, respecter les critères de non-discrimination dans le choix des bénéficiaires, et anticiper les engagements pris en cas de réussite d’une action de développement de compétences, qu’il s’agisse d’une évolution de qualification ou d’une revalorisation salariale.
